Zebrania — tworzenie i zarządzanie

Funkcja Zebrania to miejsce, w którym prowadzisz pełną dokumentację spotkań Twojego koła: od zaplanowania terminu, przez porządek obrad i notatki, po listę obecności, protokół i uchwały. Po przeczytaniu tego artykułu będziesz umieć dodać nowe zebranie, znaleźć wcześniejsze spotkanie na liście, uzupełnić jego dokumentację oraz bezpiecznie je usunąć.

Kto może korzystać z tej funkcji

• Administrator, Członek zarządu i Sekretarz mogą dodawać, edytować i usuwać zebrania oraz wgrywać do nich pliki.
• Członek koła widzi zebrania tylko w trybie podglądu — bez możliwości zmian.
• Księgowy i Użytkownik nie mają dostępu do tej funkcji.

Przeglądanie listy zebrań

Ekran Zebrania pokazuje wszystkie spotkania Twojego koła w jednym miejscu.

• Wpisz frazę w pole Szukaj... — wyszukiwarka sprawdza numer, miejsce, temat, treść porządku i notatek oraz dane protokolanta.
• Filtr Rok domyślnie pokazuje bieżący rok; wybierz Wszystkie lata, żeby zobaczyć pełną historię, a przyciskiem Wyczyść zresetujesz filtry.
• Widok możesz przełączyć między tabelą a kafelkami.
• Kliknięcie numeru zebrania przenosi Cię do edycji (jeśli masz takie prawo) albo do podglądu.

Dodawanie nowego zebrania

1. Kliknij Dodaj na liście zebrań (na telefonie to pływający przycisk z plusem).
2. Sprawdź pole Miejsce zebrania — jeśli koło ma zapisany adres siedziby, pole wypełni się nim automatycznie; możesz je zmienić, a po kliknięciu w puste pole wybierzesz zapisany adres jednym kliknięciem. Pole jest wymagane.
3. Wybierz Protokolanta z listy — to również pole wymagane; pojawiają się na niej tylko osoby przypisane w kole do funkcji protokolanta.
4. Uzupełnij Datę i godzinę zebrania w formacie DD.MM.RRRR GG:MM — możesz też skorzystać z ikony kalendarza i zegara.
5. Opcjonalnie wpisz Temat zebrania oraz uzupełnij Porządek zebrania i Notatkę z zebrania.
6. Kliknij Zapisz, żeby zapisać nowe zebranie. Zobaczysz komunikat „Zebranie zostało dodane", a aplikacja przeniesie Cię do edycji właśnie zapisanego zebrania.

• Jeśli zabraknie Miejsca, Daty lub Protokolanta, zobaczysz komunikat „Wypełnij wymagane pola".
• Numer zebrania nadaje się sam po zapisaniu, zgodnie z formatem numeracji ustawionym dla koła — nie wpiszesz go ręcznie.

Edycja i usuwanie zebrania

1. Otwórz zebranie z listy, klikając jego numer.
2. Zmień potrzebne pola — zapisują się automatycznie, a przyciskiem Zapisz zapiszesz je też ręcznie.
3. Żeby usunąć zebranie, kliknij czerwony przycisk Usuń. W oknie „Potwierdź usunięcie zebrania" kliknij czerwony przycisk Usuń, aby ostatecznie skasować zebranie — przycisk Anuluj tylko zamyka okno bez żadnych zmian.

• Po usunięciu zobaczysz komunikat „Zebranie zostało usunięte", a zebranie zniknie z listy.

Dokumenty i powiązania zebrania

Obok formularza zebrania (dostępnego po pierwszym zapisaniu) znajdziesz panel do dołączania plików i powiązanych dokumentów.

Lista obecności

• Kliknij Dodaj i wybierz plik (PDF, JPG, PNG, GIF lub WEBP, maks. 10 MB) — wgrywanie zaczyna się automatycznie.
• Przyciskiem Pobierz szablon wygenerujesz pusty wzór listy do wydrukowania — ustaw tylko Ilość wierszy.
• Wgrany plik możesz pobrać lub usunąć ikoną kosza. Żeby zastąpić go innym, najpierw usuń bieżący plik, a potem dodaj nowy.

Protokół

• Kliknij Dodaj, żeby wybrać istniejący protokół z listy lub od razu utworzyć nowy przyciskiem Utwórz protokół.
• Do jednego zebrania można przypisać tylko jeden protokół.
• Usunięcie powiązania nie kasuje samego protokołu.

Uchwały

• Przyciskiem Dodaj przypiszesz do zebrania jedną lub więcej uchwał albo utworzysz nową przez Utwórz uchwałę.
• Usunięcie uchwały z listy tylko ją odłącza od zebrania — nie kasuje jej.

Inne dokumenty

• Przyciskiem Dodaj dołączysz dowolny dodatkowy plik (PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG, GIF, WEBP, maks. 10 MB).

Podgląd zebrania

Jeśli masz tylko prawo odczytu, otworzysz zebranie w wersji do podglądu: te same informacje, ale bez możliwości edycji. Możesz jednak pobrać dołączone pliki, a przy braku dokumentów zobaczysz odpowiednio „Brak listy", „Brak protokołu", „Brak uchwał" lub „Brak dokumentów".

Przykładowe użycie

Koło planuje zebranie sprawozdawcze na 12 marca. Halina, sekretarz koła, dodaje nowe zebranie, wpisuje adres świetlicy i porządek obrad, a po spotkaniu wgrywa skan podpisanej listy obecności i podpina protokół. Cała dokumentacja spotkania jest w jednym miejscu — także za rok, gdy ktoś zapyta, kto był wtedy obecny.