Protokoły — dokumentowanie przebiegu zebrania

Moduł Protokoły pozwala Ci spisać przebieg zebrania koła i przygotować gotowy dokument do wydruku. Znajdziesz tu miejsce na wstęp, porządek obrad, przebieg dyskusji oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Po przeczytaniu tego artykułu będziesz umieć dodać nowy protokół, wypełnić go treścią, powiązać z zebraniem oraz wydrukować gotowy dokument PDF.

Uwaga! protokół może być tworzony z poziomu zebrania lub menu protokoły.

Lista protokołów

Na stronie Protokoły widzisz wszystkie protokoły koła w formie tabeli (na komputerze) lub kafelków (na telefonie).

• Każda pozycja pokazuje Nr protokołu, Datę, Nr zebrania oraz kolorowy Status.
• Na komputerze, jeśli masz uprawnienia do edycji (patrz niżej), zobaczysz przy każdej pozycji ikonę drukowania i edycji.
• Kliknięcie numeru protokołu otwiera go do edycji (jeśli masz odpowiednie uprawnienia) albo w trybie samego podglądu.

Kto może co robić

• Dodawać nowe protokoły, zmieniać ich treść, usuwać je i drukować mogą tylko osoby z rolą Administrator, Członek zarządu lub Sekretarz.
• Pozostali zalogowani użytkownicy, w tym zwykli Członkowie, mogą tylko przeglądać listę i podgląd protokołu.

Jak dodać nowy protokół

1. Na stronie Protokoły kliknij przycisk Dodaj (na komputerze w górnej części ekranu, na telefonie — okrągły przycisk z plusem).
2. Uzupełnij pole Data - to jedyne pole wymagane. Możesz skorzystać z ikony kalendarza i przycisku Dzisiaj.
3. Wybierz Status (domyślnie "W przygotowaniu").
4. Jeśli chcesz, wybierz z listy Numer zebrania, z którym protokół ma być powiązany — lista pokazuje tylko zebrania bez przypisanego już protokołu.
5. Wypełnij treść w polach Wstęp, Porządek zebrania, Przebieg zebrania i Załączniki. Możesz formatować tekst: pogrubiać, wyróżniać kursywą, dodawać nagłówki, listy i tabele.
6. Wybierz osoby podpisujące w polach Podpis 1 i Podpis 2 (np. Przewodniczący, Protokolant). System sam podpowie typowe stanowiska — możesz je zmienić lub wyczyścić.
7. Kliknij Zapisz.

Pole Numer protokołu wypełnia się samo — system nadaje je automatycznie przy zapisie, nie da się go wpisać ręcznie.

• Po poprawnym zapisaniu zobaczysz powiadomienie "Protokół został dodany".
• Jeśli nie wypełnisz daty, pojawi się komunikat "Wypełnij wymagane pola".
• Pola tekstowe są opcjonalne, ale jeśli coś w nie wpiszesz, treść musi mieć co najmniej 2 znaki.

Wskazówka: gdy tworzysz protokół w oknie otwartym bezpośrednio z poziomu zebrania (a nie ze strony Protokoły), numer zebrania jest już ustawiony, a nad polem Porządek zebrania pojawia się dodatkowy przycisk Wstaw porządek z zebrania, który skopiuje do protokołu porządek obrad zapisany przy tym zebraniu.

Status a możliwość edycji

To najważniejsza zasada tego modułu: treść protokołu — data, powiązane zebranie, wszystkie cztery pola tekstowe oraz podpisy — może być zmieniana tylko wtedy, gdy Status to "W przygotowaniu".

• Po zmianie statusu na "Zatwierdzone" lub "Podpisane" wszystkie te pola zostają zablokowane.
• Jedynym polem, które zawsze da się zmienić, jest samo pole Status — możesz więc cofnąć je na "W przygotowaniu", żeby odblokować edycję treści.

Drukowanie protokołu

1. Otwórz protokół i kliknij przycisk Drukuj
2. Dokument zawiera nagłówek z numerem protokołu i zebrania, nazwę koła, datę słownie, sekcje Porządek zebrania, Przebieg zebrania i Załączniki oraz podpisy na dole strony.

Usuwanie protokołu

1. W edytowanym protokole kliknij przycisk Usuń (widoczny tylko, jeśli masz uprawnienie do usuwania).
2. W oknie "Potwierdź usunięcie protokołu" kliknij czerwony przycisk Usuń, albo Anuluj, jeśli się rozmyślisz.

Po usunięciu zobaczysz powiadomienie "Protokół został usunięty", a powiązane zebranie zostanie bez przypisanego protokołu.

Przykładowe użycie

Halina siada do protokołu jeszcze tego samego wieczoru, póki pamięta przebieg dyskusji. Przepisuje notatki do formularza, uzupełnia porządek obrad i osoby podpisujące, a gotowy dokument drukuje do PDF i przynosi na kolejne zebranie do podpisu.