Przyjmowanie wpłat składek

Na stronie Wpłaty składek dostępnej w Składki >Wpłaty składek zarząd lub księgowa zapisują wpłaty oraz wypłaty (zwroty) składek członkowskich, przypisują je do okresów rozliczeniowych, zatwierdzają i drukują potwierdzenia. Z tego artykułu dowiesz się, jak dodać wpłatę lub wypłatę, rozliczyć ją z okresami składkowymi, zatwierdzić dokument, wydrukować potwierdzenie oraz dodać komentarz lub załącznik.

Dodawanie wpłaty lub wypłaty

1. Na liście Wpłaty składek kliknij przycisk Dodaj wpłatę lub Dodaj wypłatę (na telefonie użyj pływających przycisków w prawym dolnym rogu).
2. Jeśli otwierasz okno z ogólnej listy, wybierz Członka z listy.
3. Uzupełnij Datę wpłaty (domyślnie dzisiejsza) i Kwotę w PLN. Przy wypłacie wpisujesz kwotę dodatnią — system sam zapisze ją jako ujemną.
4. Możesz dodać Opis. Pole Nr dokumentu (auto) zostaw puste — numer w formacie KP/RRRR/NNNN (wpłata) lub KW/RRRR/NNNN (wypłata) nadany zostanie automatycznie.
5. Kliknij Zapisz.

Kilka ograniczeń, o których warto wiedzieć:

• Kwota nie może wynosić zero, a data nie może przypadać w zablokowanym okresie rozliczeniowym.
• Wypłata (zwrot) nie może obniżyć salda członka poniżej zera — system pokaże wtedy maksymalną możliwą kwotę.
• Jeśli sam wpisujesz numer dokumentu, może zawierać tylko litery, cyfry oraz znaki „/ - . _”.

Przypisywanie wpłaty do okresów (Rozliczenie)

Po zapisaniu podstawowych danych odblokowuje się kolumna Rozliczenie, w której przypisujesz wpłatę do konkretnych okresów składkowych.

1. Wybierz okres w polu Za okres i podaj Kwotę (PLN).
2. Kliknij Przypisz (przy wypłacie: Zwrot).
3. Powtarzaj, aż czerwony licznik pozostałej kwoty zmieni się w zielony komunikat o pełnym rozliczeniu (np. „Cała wpłata została rozliczona”).

• Zamiast ręcznie rozliczać kolejne okresy, możesz kliknąć Rozlicz automatycznie — system przypisze pozostałą kwotę do najstarszych nieopłaconych okresów (przy zwrotach — od najnowszego).
• Nieprawidłowe przypisanie usuniesz ikoną kosza (po potwierdzeniu w dialogu).
• Jeśli wszystkie okresy są już rozliczone, a wpłata ma wciąż środki do przypisania, zobaczysz ostrzeżenie o konieczności zdefiniowania nowych okresów.
• Sekcja jest zablokowana do samego podglądu, gdy wpłata jest już zatwierdzona.

Zatwierdzanie i cofanie

1. W otwartej wpłacie kliknij zielony przycisk Zatwierdź.
2. Po zatwierdzeniu kwota i data stają się tylko do odczytu — edytować można już tylko opis.

Jeśli trzeba cofnąć zatwierdzenie, osoba z odpowiednim uprawnieniem klika Cofnij do szkicu.

Drukowanie potwierdzenia

Kliknij Drukuj, aby pobrać dokument PDF (KP lub KW) nazwany numerem dokumentu. W razie problemu zobaczysz komunikat o błędzie generowania dokumentu.

Usuwanie wpłaty

Przycisk Usuń jest dostępny tylko dla wpłat ze statusem Szkic. Po kliknięciu potwierdź usunięcie w oknie Usuń wpłatę. Usunięcie kasuje też powiązane rozliczenia okresów; system zablokuje operację, jeśli obniżyłaby saldo członka poniżej zera.

Komentarze i załączniki

W dolnej części okna, w sekcji Komentarze i załączniki:

1. Aby dodać komentarz, wpisz treść (maks. 2000 znaków) i kliknij Dodaj komentarz.
2. Aby dodać załącznik, kliknij Dodaj załącznik i wskaż plik PDF, JPG lub PNG do 10 MB.

• Za duży plik lub niedozwolony format zostanie odrzucony z odpowiednim komunikatem.
• Usunięcie załącznika wymaga potwierdzenia i jest możliwe niezależnie od statusu wpłaty.

Lista wpłat i filtry

Tabela pokazuje status (szkic lub zatwierdzona), członka, numer dokumentu, kwotę, pozostałą do rozliczenia kwotę, datę oraz liczbę załączników i komentarzy. Kliknięcie w wiersz otwiera tę samą wpłatę do podglądu lub edycji. Filtry po roku, okresie i członku znajdziesz nad tabelą (na telefonie — pod przyciskiem Filtry), a przycisk Wyczyść filtry szybko je zresetuje.

Przykładowe użycie

Na zebraniu trzy członkinie płacą składki gotówką. Skarbniczka Danuta zapisuje każdą wpłatę, przypisuje ją do właściwego okresu składkowego, zatwierdza dokument i drukuje potwierdzenie KP, które od razu wręcza wpłacającym.