Wydarzenia — zapisy uczestników (RSVP)

Zapisy uczestników to dodatkowa funkcja, którą można włączyć dla wybranego wydarzenia w kalendarzu, żeby wiedzieć, kto na pewno się pojawi. Z tego artykułu dowiesz się, jak włączyć zapisy, jak samodzielnie zgłosić swój udział oraz jakie dodatkowe możliwości ma zarząd koła — od limitu miejsc, przez listę rezerwową, po eksport listy uczestników do Excela.

Włączanie zapisów na wydarzeniu

Zapisy włącza się na formularzu wydarzenia w Kalendarzu. Przycisk Edytuj widzisz tylko wtedy, gdy jesteś twórcą wydarzenia albo masz rolę Administrator lub Członek zarządu.

1. Wejdź w Kalendarz i kliknij Dodaj wydarzenie albo wybierz dzień z wydarzeniem i kliknij Edytuj.
2. Włącz przełącznik Zapisy uczestników.
3. Jeśli chcesz ograniczyć liczbę miejsc, wpisz ją w polu Limit miejsc (puste = bez limitu).
4. Sprawdź pole Termin zapisów — domyślnie podpowiadana jest godzina 23:59 dnia przed wydarzeniem.
5. Kliknij Zapisz.

Warto wiedzieć:

• Termin zapisów nie może wypadać później niż dzień wydarzenia — kalendarzyk sam to pilnuje.
• Jeśli chcesz wyłączyć zapisy na wydarzeniu, do którego ktoś już się zapisał, pojawi się okno z prośbą o potwierdzenie.
• Te same ustawienia można też zmienić w sekcji Informacje ogólne panelu wydarzenia (dostępnego z menu Wydarzenia).

Zgłaszanie swojego udziału

W Kalendarzu wybierz dzień z wydarzeniem i kliknij przycisk Szczegóły i zapisy — przeniesie Cię do panelu wydarzenia, do sekcji Uczestnicy, gdzie zobaczysz liczbę zajętych miejsc i czas pozostały do terminu zapisów.

1. Znajdź pytanie Bierzesz udział?
2. Kliknij Tak, Nie albo Nie wiem.
3. Jeśli chcesz dodać informację dla organizatora, kliknij Dodaj notatkę o swoim udziale, wpisz tekst (maksymalnie 255 znaków) i kliknij Zapisz notatkę.

Warto wiedzieć:

• Przyciski widzisz tylko, jeśli jesteś aktywnym członkiem koła.
• Gdy limit miejsc jest już wyczerpany, Twoje "Tak" trafi na listę rezerwową — zobaczysz komunikat o dodaniu do rezerwy i informację Rezerwowy przy swoim statusie.
• Po upływie terminu zapisów przycisk Tak jest zablokowany, ale Nie i Nie wiem działają nadal — rezygnację możesz zgłosić w każdej chwili, zwalniając swoje miejsce.
• Gdy wydarzenie zostało odwołane albo już się odbyło, żadnego statusu nie zmienisz.

Pod pytaniem widać listy osób według statusu.

Zarządzanie zapisami (Administrator, Członek zarządu, Sekretarz)

Osoby z odpowiednimi rolami widzą wszystkie listy statusów i mają dodatkowe narzędzia:

• Ikonka ołówka przy notatce pozwala poprawić notatkę dowolnej osoby.
• Przycisk Ustaw status pozwala ręcznie nadać komuś dowolny status (Biorę udział, Nie biorę udziału, Nie wiem) albo całkiem usunąć jego status.
• Przycisk Wpuść z rezerwy przenosi wybraną osobę z listy rezerwowej na listę potwierdzoną — kolejność zgłoszeń jest tylko podpowiedzią, można wybrać dowolną osobę.
• W stopce sekcji przycisk Eksport pobiera plik .xlsx z listą osób, które zaznaczyły "Biorę udział" (potwierdzonych i rezerwowych), razem z ich telefonem i e-mailem.
• Zarząd może zapisywać i wypisywać uczestników nawet po terminie zapisów oraz na wydarzeniu odwołanym.

Powiadomienia o zapisach

W oknie Komunikaty, obok ogłoszeń zarządu, mogą pojawić się też przypomnienia dotyczące zapisów:

• przypomnienie tydzień przed wydarzeniem, jeśli jeszcze się nie zdeklarowałeś/aś albo zaznaczyłeś/aś "Nie wiem",
• powiadomienie o wpuszczeniu z rezerwy — z dodatkowym przyciskiem Zamknij,
• dla twórcy wydarzenia: informacja, że zwolniło się miejsce, a w rezerwie czekają osoby.

Przykładowe użycie

Koło organizuje wyjazd do teatru, ale autokar ma tylko 50 miejsc. Ewa włącza zapisy na wydarzeniu i ustawia limit — członkinie zgłaszają się same, a osoby, które się nie zmieściły, trafiają na listę rezerwową. Dzień przed wyjazdem Ewa eksportuje listę uczestników do Excela i przekazuje ją kierowcy.